Elsőként röviden definiálni kell a grafikai stúdióban dolgozó szakembereket. A vizuális kommunikáció területén tevékenykedő kreatívokat két fő csoportra osztjuk: illusztrátorokra és grafikus tervezőkre. Az illusztrátorok megrendelésre rajzolnak, műveiket sokszorosítják. A grafikusok a vizuális kommunikáció összes területén működnek, a nyomtatott anyagokon az online médián át a televíziókig. Fontos megérteni, hogy mit is csinálnak a grafikusok és az illusztrátorok – és miben különböznek – ahhoz, hogy megértsük miként kell velük profi módon kapcsolatot kialakítani és fenntartani. A művészek és ügyfeleik közötti jó munkakapcsolat kialakítása és karbantartása alapvető fontosságú a szakma prosperitásához.

Munka illusztrátorokkal

A megrendelő cégek közvetlenül a művésztől vagy közvetetten annak ügynökétől is megrendelhetik az illusztrációt. A vállalkozások számos alkalommal art directorral, tervező stúdióval vagy ügynökséggel szerződnek, ha illusztrátort alkalmaznak egy bizonyos projekthez. Saját területünkön szakértők lévén, termékünkkel és a piacunkkal kapcsolatos információkat meg kell osztanunk az illusztrátorral. Egyedi stílusuk és tapasztalatuk felhasználásával megoldásokat szállítanak nekünk a felmerült vizuális kommunikációs problémákra.
A kezdeti tárgyalások folyamán a művész megbeszéli velünk a tervezői feladatot: mik a céljaink, lehetséges válaszaink a felmerült problémáinkra. Szó esik költségekről, használati jogokról és szeződés részleteiről.
Az átlagos megbízó rendszerint egy külön munkaerőre bízza a megfelelő illusztrátor megtalálásának feladatát: art directorokra vagy más e területen tapasztalatot szerzett alkalmazottakra. Nagyobb vállalkozásoknál feltehetőleg nekik van tapasztalatuk az illusztrátorokkal való munkavégzésben és árképzésben.

Az art director
Sok szervezetben az art directorok sok projektet kezelnek egyidőben. Ők a felelősők a művész megtalálásában, a munkavégzés feltételeinek megtárgyalásában, minőségellenőrzésben és abban, hogy időben elkészüljön a munka a költségvetési kereten belül.

Munka grafikusokkal

Grafikusokat azért fizetik, hogy ötleteket kommunikáljanak. Legyen szó akár könyvről, akár óriásplakátról, moziplakátról vagy televíziós grafikáról, cégarculatról vagy weboldalakról – a tervező fogja az üzenetet, betűk, színek, fotók, illusztrációk és textúrák (melyet gyakran nyomtatási technikákkal érnek el) kombinációjával informatív, meggyőző anyaggá alakítani.
Ahhoz, hogy az elkészült munka elérje a célját, azaz hatásos legyen, a grafikusoknak esztétikai és stratégiai döntéseket projektmenedzsment képességekkel kell kombinálniuk, Továbbá azért, hogy hatékony és időtálló marketing stratégiákat készítsenek ügyfeleiknek. Legidálisabb esetekben saját megrendelőik kívánsága szerint készítenek el egy munkát, az ő szükségletüket szem előtt tartva. Hatékony eladás-segítő eszközt kreálnak, terméket, promóciós anyagot vagy stratégiát formázva, melynek meghatározott elvárásoknak kell megfelelniük. Néha piackutatókkal és PR specialistákkal működnek együtt, ahhoz, hogy a megfelelő design koncepciót megtalálják. Bátrabb ügyfelek gyakran tanácsadóként is alkalmazzák őket.
A grafikusoknak sokféle szerepet kell eljátszaniuk, mikor ügyfeleikkel dolgoznak: tanácsadóként és tanárként is meg kell állniuk a helyüket. A grafikusokkal való együttműködésünk során olyan kérdések is felmerülhetnek, melyek lehetővé teszik számukra, hogy segítsenek annak megértésében, miként tudnánk legjobban bemutatni és reklámozni termékünket/szolgáltatásunkat. Mi a célja például egy állandó vállalati arculati programnak.
Bár tipikusan mindenki úgy gondol a grafikusokra (2001), akiknek munkái papíron jelennek meg, a mai designereknek már előre kell gondolkodniuk. Tudniuk kell, hogy fog hatni a projekt a weben, vagy három dimenzióban, nyomtatásban is. Az ilyen többfajta felhasználásban való gondolkodás alapvető követelmény ma.

Ügyfélkapcsolatok
Mivel a grafikai tervezés óriási hatással van egy vállalat imázsára, termékére vagy szolgáltatására, a legtöbb vállalkozásnak az egész üzleti stratégiájának szükséges részeként kéne kezelnie. A cégek azért alkalmaznak grafikust, hogy kommunikációs szükségleteikhez marketing megközelítést és kreatív irányítást adjon. Majd a termék teljes elkészültéig minden gyártás közbeni részletet koordináljon. Eközben a designerek gyakran szövegírókkal, illusztrátorokkal, fotósokkal és nyomdászokkal működnek együtt, az egész munkát egyben számlázzák le ügyfeleiknek. Mint professzionális konzultánsok, tapasztalataikra, piaci ismeretükre támaszkodva képesek megbecsülni egy projekt megvalósíthatóságát. Bár vannak ennek az egy csomagban szolgáltatásnak előnyei és hátrányai is, van olyan designer, akinek minden beszállítója közvetlenül az ügyfélnek számláz.
Sokszor a megrendelők találnak ki egy ötletet és ezután bíznak meg egy grafikust a kivitelezéssel. Ez így rendszerint nem hatékony, mert már sok olyan döntést meghozott az ügyfél, melynél szakember véleményére is szükség lett volna. Ez szükségtelen késésekhez, plusz költségekhez, nem kielégítő megoldásokhoz vezethet. Minél korábban bevonják a designert a munkába, annál hatékonyabban tud segíteni a legjobb eredmény eléréséhez. A tervező friss perspektívával, stratégiával és esztétikai szemszöggel tud hozzájárulni, ami a projekt hatását, költség-hatékonyságát és sikerét befolyásolja.
Az ügyfél hosszútávú kapcsolatra törekedhet a grafikussal vagy tervezőstúdióval, különösen akkor, ha olyan sorozat-projekteket tervez, melyben folytatólagosság kell legyen. Ha ilyen kapcsolatra törekszünk, akkor a designert alkalmazzuk tanácsadóként már a projekt korai szakaszaiban. Így tud segíteni a stratégia kialakításában, tervezésben, időzítésben és a költségvetésben.
Azonban sok vállalat nem dolgozik rendszeresen grafikusokkal és éppen ezért nincs tisztában a szokásokkal és procedúrákkal, melyeket a designerek követnek. A megfelelő grafikus megtalálásához a leendő ügyfélnek körbe kell kérdezni ismerőseit, kollegáit és a társterületen tevékenykedőket (illusztrátorokat, fotósokat vagy nyomdászokat), hogy ajánljanak valakit, majd tanulmányoznia kell eddigi munkáit. Az is jó megoldás, ha lát olyan munkákat, melyek tetszenek Önnek, nyomozza ki a designert, és vizsgálja meg szakmai hátterüket. Tudja meg biztosan, mik a grafikus specialitásai, milyen a hírneve, megbízhatósága és munkakapcsolatai. Aztán hívja be magához a tervezőt egy olyan prezentációs mappával, mely különböző költségvetésű munkáit tartalmazza.
További tényezők, melyek befolyásolhatják a vállalkozások döntését egy adott grafikus kiválasztásánál:

TEHETSÉG/TAPASZTALAT: A tehetséget nehéz lehet definiálni, különösen a nagyvállalatok számára, akik a mérhető standardokban bíznak. Gyakran olyan nem megfogható dolgok alapján kell megítélnünk a tervezői tehetséget, mint a grafikus prezentációjának milyensége. Vagy az alapján kell megítélni, hogy a designer megértette-e céljainkat és szükségleteinket. A tehetség/tapasztalat standard mérési technikája a grafikus portfoliójának, referenciáinak és javaslatainak kiértékelésén alapszik. Meg kell állapítanunk, hogy a designer sikeresen kidolgozott-e egy ötletet vagy koncepciót? Továbbá a betűtípust, a színt, a papírt és a fotókat hatékonyan használta-e az adott üzenethez és célcsoporthoz? Figyelemfelkeltő-e a munka és van-e hatása? Beteljesíti-e a feladatát és céljainknak megfelelő-e? Talált-e innovatív utakat a tervező az egyedi mondanivalókhoz?

KÉMIA: Minden kreatív folyamatban számít az emberi oldal. A könnyű kommunikálás alapvető feltétel. Kellemes munkakapcsolatra van szükségünk a tervezőkkel.

HÍRNÉV: Jó ötlet megkérdezni a grafikus korábbi ügyfeleit és beszállítóit, hogy jó csapatjátékos-e, időben elkészült-e, tartotta-e magát a költségvetéshez.

KAPACITÁS: A projekt alkalmazási területe és mérete, a grafikus speciális igényekhez való alkalmazkodási képessége gyakran beleszól a választásba.

HELY: Bár a mai elektronikus adattovábbítási technológiák egyre kevésbé teszik fontossá a helyi stúdiót, a földrajzi közelség megkönnyíti a kommunikációt. A személyes kapcsolat erősebb kötődést alakíthat ki, mint valaki a telefon túlsó végén. De persze ez nem mindig igaz, a messzi távolból végzett munka egyre gyakoribb, főleg, ha a tervező székhelye számunkra is előnyösebb helyen van.

Árajánlatkérés egy munkára
A tervezőket különféle módokon kérhetjük fel munkavégzésre. Vagy válaszolnak egy árajánlatkérésre, vagy elkészítik saját ajánlatukat más studiókkal versenyezve.

Felkérés ajánlattevésre, briefelés
Mikor egy nagyobb projekt elvégzésére grafikai stúdióra van szükségünk, sokszor briefet készítünk, mely minden háttérinformációt, célt, specifikációt tartalmaz. A brief egy nagyszerű eszköz mindkét fél számára, mert a jövőbeli projekt minden aspektusára figyel. Segít az ügyfélnek abban, hogy összehasonlítsa az ugyanarra a projektre beérkező ajánlatokat. A designernek pedig minden információt megad, hogy pontosan megbecsülje a költséget az ügyfél kérdezgetése nélkül.
Azonban a grafikusok számára vannak hátrányai is az árajánlattételnek. Az egyik az, hogy a designerek nem tudják, kikkel versenyeznek. A potenciális ügyfél 50 stúdióval vagy csak hárommal tárgyal? A másik hátrány, hogy egy részletesen kidolgozott brief kizárja a designert abból a kritikus fázisból, hogy segítsen és tanácsot adjon az ügyfél marketing stratégiájának megtervezésében. Kétségtelen, hogy egy jól megírt brief rendszerint előjele annak, hogy cégünk jól szervezett és ezzel időt takarít meg a tervező.

A következő fejezetek és specifikációk vannak egy tipikus briefben:
Háttér: Információ a vállalatról vagy a szervezetről, beleértve méretét és fő termékét vagy szolgáltatását
Célcsoport: általános információk, ki a célcsoport
Célok: lehet nagyon általános: a célcsoport szerezzen tudomást vállalatunkról, vagy lehet nagyon specifikus: pl. egy szoftvercég weboldalán minél több regisztrálást generáljon a kampány, hogy megrendeljék a frissítést
Média: Brosúra, hírlevél, weboldal, arculat, csomagolás?
Kinézet: a vállalat pozicionálása és a célpiac
Specifikációk: Jogok, méret, színek, mennyiség
Határidő
Menetrend: szöveg mikortól áll rendelkezésre, ötletek bemutatásának ideje, korrektúra, végtermék
Egyéb kérdések:
- print menedzsement, azaz a grafikus előkészíti nyomtatásra az anyagot és végigkíséri a nyomdai gyártáson az elkészültéig?
- a grafikus biztosítja-e a fotóst, szövegírót?
- filmet kap a nyomda vagy CD-n adja le az anyagot?

forrás: American Institute for Graphic Arts